ثبت حضور کارکنان با موبایل
کسب و کار های بسیاری در خاورمیانه به مدرن سازی سیستم های کنترل تردد و ثبت حضور و غیاب نیروی کار خود روی آورده اند و اپلیکیشن های جدید حضور و غیاب موبایلی را جایگزین شیوه های قدیمی و روش های کاغذی کرده اند . ثبت حضور و غیاب نیروی انسانی با موبایل ، با گسترش استفاده از گوشی های هوشمند و دسترسی به اینترنت امکان پذیر شده است .
به عنوان مثال ، در اوایل سال 2024 ، ایران 146.5 میلیون اتصال فعال موبایل داشت ( چیزی حدود 163.7 درصد جمعیت کشور که نشان دهنده استفاده افراد از چندین سیم کارت است ) و نفوذ اینترنت به 81.7 درصد رسیده بود .
در این سال و در سطح خاورمیانه و شمال آفریقا ، حدودا 64 درصد جمعیت از خدمات موبایل استفاده می کردند . این زیرساخت دیجیتالی ، از جمله نیروی کار جوان ، شهری و آشنا با فناوری های موبایلی ، باعث شده تا تیم های منابع انسانی و کسب و کار های کوچک به استفاده از ابزار های موبایلی جهت ثبت زمان کار و حضور و غیاب کارکنان گرایش پیدا کنند .
در ادامه ، به بررسی مزایای اصلی سیستم های حضور و غیاب موبایلی و نکات مهم برای اجرای موفق آن ها خواهیم پرداخت .
مزیت های ثبت حضور کارکنان با موبایل
کاربری و جا به جایی آسان
کارکنان می توانند در هر زمان و مکان که هستند ، با استفاده از تلفن همراه ورود یا خروج خود را ثبت کنند . اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی به کارگرانی که در خارج از محیط رسمی کار فعالیت می کنند و نیز پرسنل دور کار ، امکان ثبت شروع و پایان فعالیتشان را از طریق گوشی های همراهشان می دهند . بدین شکل ، حضور این افراد در لحظه ثبت شده و نیازی به ورود دستی در سیستم مرکزی نیست . این انعطاف پذیری ، قابلیتی ارزشمند برای تیم های کاری پراکنده و کسب و کار هایی که ساعات کاری ثابتی ندارند ، محسوب می شود .
مقرون به صرفگی
سیستم های موبایلی با حذف نیاز به استفاده از سخت افزار های تخصصی مانند اسکنر های اثر انگشت یا کارت های مغناطیسی ، و نیز با کاهش فرایند های کاغذی ، هزینه ها را کاهش می دهند . با پیگیری خودکار وضعیت حضور و غیاب افراد ، بسیاری از فعالیت های دستی و به تبع آن ، خطا های انسانی کاسته شده و در نتیجه ، در زمان و هزینه های نیروی انسانی اداری صرفه جویی خواهد شد .
به گفته یکی از کارشناسان : 《 هزینه صرف شده برای جایگزین کردن سیستم های حضور و غیاب اتوماتیک ، در مقایسه با هزینه های هنگفت ناشی از ناکارآمدی روش های قدیمی ناچیز است 》. این بدان معناست که کسب و کار های کوچک ، سرمایه گذاری پر بازدهی در این زمینه خواهند داشت .
دقت و امنیت بالا
برنامه های دیجیتالی با پیشگیری از تقلب های رایج در زمینه ثبت و پیگیری زمان ، دقت این فرایند را افزایش می دهند . قابلیت هایی نظیر جی پی اس یا تشخیص بیومتریکی ، سبب می شود تا پرسنل تنها در صورت استقرار در محل مورد نظر و با استفاده از اطلاعات هویتی درست بتوانند حضور و شروع فعالیت خود را در سیستم ثبت کنند .
به عنوان نمونه ، بسیاری از اپلیکیشن های حضور و غیاب از جی پی اس یا بلوتوث جهت احراز موقعیت مکانی استفاده کرده و حتی از دوربین تلفن همراه به منظور تشخیص چهره بهره می برند . این بررسی های دقیق بیومتریکی باعث می شود تا هر اسکن چهره منحصر به فرد و تقریبا غیر قابل جعل باشد و دیگر شاهد اقدامات غیر مجازی مانند ساعت زنی حضور و غیاب به جای یکدیگر یا ورود جعلی نباشیم .
ماحصل این پیگیری دقیق ، کسب داده های حضور و غیاب دقیق و به موقع ، و به تبع آن ، کاهش اختلافات و مشکلات مربوط به محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد می باشد .
حضور غیاب موبایلی ، راهکاری مناسب برای سبک های کاری گوناگون
حضور و غیاب موبایلی ، راهکاری کارامد برای کارکنان اداری ، در ماموریت و دور کار است . این سیستم ها ، از شرایط کاری پرسنل مستقر در محل ثابت تا پرسنل در سفر را پشتیبانی می کنند . بسیاری از این سیستم ها ، از قابلیت هایی همچون ژئوفنسینگ ( تعیین محدوده جغرافیایی ) و ثبت موقعیت مکانی برخوردارند .
به عنوان مثال ، اپلیکیشن های مجهز به قابلیت جی پی اس می توانند به با استناد به داده های مربوط به موقعیت مکانی ، ورود و خروج اعضای تیم را بلافاصله ثبت کنند . از این رو ، اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی راهکاری ایده آل در شرایطی مانند تغییر محل کار ، نوبت های کاری و جا به جایی های مکانی می باشد .
ملاحظات مهم
حریم خصوصی و امنیت داده ها
اپلیکیشن های حضور و غیاب ، اطلاعات و داده های شخصی ( زمان های ورود و خروج ، موقعیت مکانی و اطلاعات بیومتریکی ) را جمع آوری می کنند . از این رو ، حفاظت از این اطلاعات ضرورت دارد و کارفرمایان بایستی سیاست هایی قوی در این راستا اتخاذ کنند ؛ سیاست هایی مانند رمزگذاری داده ها و استفاده از فضای ابری .
رعایت قوانین کار ( مطابق با قانون کار در ایران )
عملکرد سیستم حضور و غیاب موبایلی بایستی مطابق با مقررات قانون کار در ایران باشد . به عنوان مثال ، در قانون کار ایران ، 44 ساعت کار در هفته تعیین شده است (معمولا معادل تقریبا 8 ساعت در روز طی شش روز هفته و جمعه به عنوان روز استراحت با حقوق محاسبه می شود ) . اپلیکیشن های حضور و غیاب موبایلی را باید به گونه ای تنظیم نمود که ساعات اضافه کاری فراتر از محدودیت های تعیین شده را تشخیص داده و محاسبه نمایند .
در حقیقت ، کارفرما بر طبق قانون ، موظف به نگهداری از سوابق دقیق تمام ساعات کاری از جمله اضافه کاری می باشد . به طور کوتاه ، اپلیکیشن های حضور و غیاب مورد استفاده در ایران بایستی به گونه ای طراحی شود که استراحت های الزامی ، مجوز های اضافه کاری و نرخ های پرداخت را اعمال و گزارش دهند تا از بروز مشکلات حقوقی جلوگیری شود .
اینترنت و اتصال
بدیهی است که حضور و غیاب موبایلی به دسترسی به اینترنت وابسته است . از این رو ، بررسی این موضوع در بستر ایران اهمیت دارد . از جنبه مثبت ، سطح اتصال به اینترنت در ایران نسبتا بالاست . طبق گزارش دیتا ریپورتال ، حدود 80 درصد از جمعیت ایران از اینترنت استفاده می کنند و پهنای باند آن نیز در سطح خوبی قرار دارد ( میانگین سرعت حدود 31.8 مگابیت بر ثانیه ) . با این حال ، ممکن است سیاست های ملی بر میزان دسترسی به شبکه تاثیر بگذارند .
دولت ایران در حال توسعه ” شبکه ملی اطلاعات ” است و گاهی پهنای باند بین المللی را محدود می کند . از این رو ، شرکت ها ممکن است با کندی یا قطع و وصل شدن ارتباط با سرویس های ابری خارجی مواجه شوند . برای مقابله با این چالش ، اپلیکیشن ها باید به گونه ای طراحی شوند که بتوانند اطلاعات را به صورت آفلاین ذخیره نموده و به هنگام برقراری مجدد اتصال پایدار ، داده ها را به طور دسته ای همگام سازی کنند .
در صورت امکان ، بهتر است با ارائه دهندگان داخلی مانند شرکت مهندسی کسرا یا سرور هایی که از طریق شبکه ملی به اینترنت متصل می شوند ، همکاری نمود تا سرعت و سرعت پایداری افزایش یابد .
