حضور و غیاب ابری برای شرکت های کمتر از 100 نفر
آیا در حال اداره یک کسب و کار کوچک با کمتر از صد نفر نیروی کار هستید ؟
پس احتمالا وظایف بسیاری بر دوش دارید و باید به طور همزمان مشتریان ، فعالیت ها و امور پرداختی را مدیریت کنید . اگر هنوز از روش های سنتی مانند برگه های ثبت ساعت و فایل های اکسل برای پیگیری اوقات کاری و مرخصی کارکنان خود استفاده می کنید ، دردسر های زیادی دارید ؛ از جمله پرسنلی که فراموش می کنند ورود و خروج خود را ثبت کنند ، دست خط های ناخوانا و صرف ساعت ها زمان برای اصلاح خطا ها و اشتباهات .
روش های دستی همواره همراه با خطا بوده اند . در واقع ، کارشناسان تاکید دارند که خطا های انسانی در ثبت زمان های ورود و خروج می تواند منجر به اشتباه در محاسبه حقوق و دستمزد و مشکلات حقوقی شود .
افزون بر این ، ابزار های قدیمی پیگیری حضور و غیاب ، وضعیت حضور کارکنان را به صورت لحظه ای به شما نشان نمی دهند و نمی توانید در لحظه ببینید که چه کسی سر کار و مشغول است ؛ حال چه در دفتر کار باشد ، چه در پروژه ای خارج از شرکت و چه حتی دور کاری از منزل . ممکن است تا زمانی که سرپرست متوجه غیبت های ثبت نشده یا کمبود نیروی انسانی شود ، از ضرب الاجل انجام پروژه ها گذشته باشد .
به طور خلاصه می توان گفت که صفحات اکسل و دستگاه های ساعت زنی حضور و غیاب قدیمی برای محیط های کاری انعطاف پذیر امروزی طراحی نشده اند . این ابزار هاعلاوه بر سردرگمی و زیاد شدن کار تیم منابع انسانی ، موجب اتلاف هزینه و زمان می گردند .
در ادامه ، به چند مورد از مشکلات رایج مربوط به استفاده از ابزار های قدیمی کنترل تردد می پردازیم :
خطا های دستی : گاهی ممکن است کارکنان فراموش کنند ساعات کاری خود را در سیستم ثبت کنند یا حتی داده های اشتباه وارد سیستم شوند . این امر منجر به اشتباه در محاسبه حقوق و مشکلات ناشی از آن می شود .
دزدی زمان و ساعت زنی دوستانه : بدون یک احراز هویت قوی ، پرسنل می توانند به جای یکدیگر ورود و خروج خود را در سیستم ثبت کنند و ساعات کاری خود را بیش از واقعیت گزارش دهند .
عدم دسترسی به داده های لحظه ای : مدیران صرفا پس از ثبت حضور و غیاب به سوابق آن ها دسترسی خواهد داشت که این قضیه ، رسیدگی فوری به مشکلاتی مانند غیبت یا تاخیر را دشوار می سازد .
حجم کاری بالا : تطبیق دستی برگه های حضور و غیاب و اصلاح اشتباهات ، کاری بسیار زمان بر به هنگام محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد می باشد .
چنین مشکلاتی ، به طور خاص در شرکت های کوچک که هر ساعت و هر ریالی با ارزش است ، می توانند دردسر ساز شوند . خوشبختانه فناوری های نوین در حوزه مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی ، راه حل بسیار ساده تر و موثر تری پیش روی ما قرار داده اند .
مزایای سیستم های حضور و غیاب ابری برای کسب و کار های کوچک
سیستم حضور و غیاب مبتنی بر فضای ابری ( کلود ) مزیت های بسیاری دارند که به طور خاص ، برای شرکت ها و کسب و کار های کوچک بسیار مناسب است . با انجام فرایند ثبت زمان در بستر آنلاین ، ساعت ها در زمان صرفه جویی شده و خطا ها به شدت کاهش می یابند.
این سیستم های خودکار ، زمان ورود و خروج کارکنان را به دقت ثبت کرده و محاسبات لازم را انجام می دهند ، در نتیجه ، دیگر شاهد اشتباهات انسانی دراین باره نخواهیم بود . بسیاری از کسب و کار های کوچک به این نتیجه رسیده اند که بدون نیاز به نظارت های دستی آنچنانی ، می توانند به سیستم های حضور و غیاب ابری اعتماد کنند .
همانطور که گفته شد ، اتوماسیون حضور و غیاب کلود مزیت های زیادی دارند : این سیستم ها ، تیم مدیریت منابع انسانی را از فرایند های کاغذی زمان بر و خسته کننده معاف کرده و به مدیران دید روشنی از وضعیت حضور و غیاب کارکنان می دهند . خودکار بودن فرایند ثبت زمان موجب شده تا پرسنل منابع انسانی به جای پیگیری برگه های حضور و غیاب ، بر وظایف اصلی دیگر متمرکز شوند .
از مزایای این سیستم ها می توان به افزایش بهره وری ، کاهش کارهای اداری ، شفافیت وضعیت حضور و غیاب پرسنل و دسترسی سریع به گزارش ها اشاره کرد . همه این موارد در نهایت ، موجب صرفه جویی در هزینه های کسب و کار های کوچک می شود . از دیگر مزایای سیستم های حضور و غیاب کلود می توان موارد زیر را نام برد :
ثبت دقیق زمان : سیستم با ثبت اتوماتیک سوابق ، زمان ورود و خروج هر فرد را به طور دقیق ثبت کرده و محاسبات لازم را انجام می دهد و از این طریق ، بیشتر خطا ها حذف می شود . همچنین ، این سیستم ها افراد را ملزم به احراز هویت فردی یا بیومتریکی می کنند . از این رو ، پرسنل نمی تواند به جای یکدیگر ورود و خروج بزنند .
نظارت لحظه ای : دسترسی لحظه ای به این معناست که مدیران می توانند به داشبورد مراجعه کرده و ببینند چه کسانی در حال کار هستند . این قابلیتی کاربردی برای تیم های در ماموریت و پرسنل دور کار می باشد .
ارائه گزارش و عملکرد قانون مدارانه : با چند کلیک می توانید گزارش های دقیقی در رابطه با ساعات کاری ، اضافه کاری و غیبت ها تهیه کنید . این امر ، نظارت بر هزینه های نیروی کار و میزان رعایت قانون کار را تسهیل می کند . از آن جایی که داده ها به صورت دیجیتالی ثبت می شوند ، در صورت نیاز به بررسی ، سابقه کاملی در اختیار مدیران قرار خواهد گرفت .
کاهش هزینه ها : ارائه دهندگان معتبر این نرم افزار ها ، مانند شرکت مهندسی کسرا _ تولید کننده نرم افزار های حضور و غیاب پیشرفته در ایران _ برنامه های مقرون به صرفه ای برای کسب و کار ها و شرکت های کوچک دارند . با توجه به صرفه جویی در زمان و کاهش کار های اداری و به حداقل رسیدن خطا های محاسبه حقوق و دستمزد ناشی از دخالت انسانی ، می توان گفت که هزینه اشتراک این سیستم ها معمولا کمتر از استخدام یک نیروی اداری یا منابع انسانی جدید می باشد .
قابلیت های اصلی که به هنگام انتخاب سیستم حضور و غیاب ابری مناسب بایستی مدنظر قرار دهید :
بر قابلیت هایی تمرکز کنید که فرایند های پیگیری زمان را به سرعت و سادگی انجام می دهند . به هنگام انتخاب سیستم کنترل تردد ابری مناسب کسب و کارتان ، موارد ذیل را لحاظ کنید :
رابط کاربری آسان : نرم افزاری را انتخاب کنید که کار با آن آسان بوده و کارکنان شما بتوانند بدون نیاز به آموزش های تخصصی و فنی از آن استفاده کنند . سیستم های ابری بایستی دارای قابلیت به روز رسانی خودکار بوده و نیازی به نصب دستی نداشته باشند .
دسترسی از هر مکان : سیستم های حضور و غیاب بایستی قابل اجرا بر روی کامپیوتر و گوشی های همراه باشند تا کارکنان بتوانند از هر کجا که هستند ( دفتر کار ، ماموریت یا خانه ) ورود خود را ثبت کنند .
هماهنگی با نرم افزار حقوق و دستمزد : سیستم حضور و غیاب ابری بایستی ساعات کاری را به طور مستقیم وارد نرم افزار محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد و سایر نرم افزار های مرتبط با منابع انسانی کند تا از ورود تکراری داده ها و به تبع آن ، بروز خطا های مربوط جلوگیری شود .
امنیت بالا : نرم افزار حضور و غیاب ابری بایستی از داده ها و اطلاعات شما حفاظت کند . سیستم های خوب از رمزگذاری و کنترل دسترسی برای محافظت از سوابق استفاده می کنند .
قابلیت مقیاس پذیری : در صورت توسعه شرکت ، سیستم حضور و غیاب بایستی بتواند از کاربران و شرایط بیشتر پشتیبانی کند تا شما مجبور به تعویض سیستم نشوید .
