راهکاری برای کسب و کار کوچک
اداره یک کسب و کار کوچک کاری پیچیده و چند بعدی است . صبح ها باید راهبرد خود را مشخص کنید ، در میانه روز به ایمیل های مشتریان پاسخ دهید و عصر ها مسائل مربوط به حقوق و دستمزد کارکنان خود را سر و سامان دهید . در این شرایط ، ثبت زمان کاری و مدیریت حضور و غیاب نیروی انسانی ممکن است فعالیتی جانبی و کم اهمیت به نظر برسد ، اما در صورت عدم انجام موثر آن ، می تواند به تنگنایی تبدیل شود که روند کل فعالیت ها را کند می سازد .
واقعیت آن است که چنانچه زمان های کاری و رفت و آمد افراد به طور دقیق ثبت نشوند ، احتمال پرداخت دستمزد بر اساس ساعات کاری سپری نشده وجود دارد ؛ قانون کار و مقررات مربوط به حقوق کارکنان رعایت نمی شود ، رضایت کارکنان کاهش یافته و در نهایت ، بخشی از سودآوری کسب و کار کاسته می شود . نرم افزار حضور و غیاب راهکاری مطمئن و قابل اعتماد برای رفع این مشکلات است ؛ راهکاری همراه با بازگشت سرمایه که حتی در نخستین چرخه پرداخت حقوق قابل مشاهده خواهد بود .
این مقاله به بررسی عملکرد نرم افزار حضور و غیاب ابری و اهمیت استفاده از آن برای کسب و کار های کوچک می پردازد . همراه ما باشید .
واقعیت کسب و کار های کوچک
ثبت دستی زمان _ از طریق برگه های کاغذی حضور و غیاب یا دستگاه های ساعت زنی ساده که در اتاق استراحت نصب شده اند _ ذاتا مستند خطا و سو استفاده می باشد . ممکن است پرسنل فراموش کنند ورود و خروج خود را ثبت کنند یا ساعات کاری را به طور غیر دقیق و تقریبی ثبت نمایند . در این حالت ، مدیران ناچارند زمان زیادی را صرف اصلاح و پیگیری تاییدیه ها کنند و واحد های محاسبه حقوق و دستمزد نیز با اطلاعات غیر دقیق و شیفت های نامنظم روبه رو می شوند . تمامی این موارد منجر به اتلاف زمان و منابع می گردد .
کسب و کارهای کوچک به دلایل زیر بیش از شرکت های بزرگ تحت تاثیر این مشکلات قرار می گیرند :
- حاشیه سود محدود : هرگونه خطای محاسباتی اثری مستقیم و چشمگیر بر جریان نقدی دارد .
- ظرفیت اداری اندک : در یک کسب و کار کوچک ، معمولا نیروی متخصص در حوزه منابع انسانی و سامانه های اطلاعاتی جهت مدیریت زمان کارکنان در دسترس نیست و این وظیفه بر عهده مالک یا مدیر کسب و کار قرار دارد .
- اهمیت بالای رعایت مقررات : حتی یک خطای کوچک در محاسبه دستمزد و ساعات کاری می تواند هزینه ای سنگین نسبت به درآمد داشته باشد و آسیب اعتباری جبران ناپذیری وارد کند .
نرم افزار حضور و غیاب این فرایند ها را به طور خودکار انجام می دهد . سیستم های کنترل تردد زمان ورود و خروج کارکنان را با دقت بالا ثبت می کنند ( از طریق اپلیکیشن نصب شده در گوشی هوشمند ، وب ، کیوسک و حتی موقعیت های جغرافیایی معین ) ، قانون کار و سیاست های شرکت شما را لحاظ می کنند ( در رابطه با زمان استراحت و اضافه کاری ) و داده های دقیق حضور و غیاب را به طور مستقیم به سیستم حقوق و دستمزد انتقال می دهند . بدین ترتیب ، نیازی به مدیریت پیچیده ، زمان بر و صفحات کاغذی نخواهد بود .
نرم افزار حضور وغیاب ؛ فراتر از ثبت ورود و خروج
سیستم های حضور و غیاب مدرن صرفا جایگزینی دیجیتال برای دستگاه های ساعت زنی سنتی نیستند ، بلکه مجموعه ای گسترده از قابلیت ها را در اختیار سازمان ها قرار می دهند که مدیریت زمان و حضور و غیاب نیروی کار را به طور بنیادین متحول می سازد . از جمله مهم ترین امکانات این سامانه ها عبارت اند از :
- تنوع روش های ثبت زمان : امکان ثبت ورود و خروج از طریق تلفن همراه ، لپ تاپ ، کیوسک های تبلتی ، پین کد ، کارت های کیوآر یا روش های بیومتریک
- ابزار های مدیریت برنامه کار : امکان ایجاد ، انتشار و به روز رسانی برنامه کاری و نیز قابلیت ثبت درخواست جا به جایی شیفت ها توسط پرسنل و تایید از سوی مدیران
- اعمال قوانین اضافه کاری و استراحت : اجرای خودکار مقررات و قوانین کار در سطح ملی و استانی و نیز لحاظ نمودن سیاست های داخلی سازمان از جمله زمان های استراحت و صرف غذا
- کنترل موقعیت مکانی و ادوات : استفاده از فناوری ژئوفنسینگ ، محدودیت های آی پی و احراز اختیاری موقعیت مکانی برای اطمینان از حضور افراد در محل های کاری مورد نظر
- مدیریت مرخصی : محاسبه ، درخواست و تایید مرخصی های استحقاقی ، استعلاجی و تعطیلات
- هشدار ها و موارد استثنا : ارسال خودکار هشدار در خصوص تعجیل و تاخیر در ورود و خروج ، ثبت ناقص یا عدم ثبت صحیح ورود و خروج جهت بررسی به موقع
- یکپارچه سازی با سامانه های سازمانی : انتقال مستقیم داده های دقیق حضور وغیاب به سیستم های حقوق و دستمزد ، منابع انسانی و حسابداری و جلوگیری از ورود تکراری اطلاعات
- تحلیل و گزارش دهی پیشرفته : ارائه گزارش های دقیق از هزینه های نیروی کار بر اساس نقش ، پروژه یا محل ، تحلیل روند های حضور و غیاب و ارزیابی میزان پایبندی به برنامه های کاری
حتی در صورتی که از قابلیت های پیشرفته نرم افزار حضور و غیاب استفاده ای نشود ، مزیت اصلی آن ها ؛ یعنی ثبت دقیق و خودکار داده های زمانی ، می تواند فرایند محاسبه حقوق و دستمزد را از فرآیندی پر مشقت و پر خطا ، به فعالیتی ساده ، سریع و دقیق تبدیل کند .
هزینه های پنهان عدم استفاده از نرم افزار حضور و غیاب
شاید در نگاه اول ، استفاده از روش های سنتی و موجود منطقی به نظر برسد چون ” سیستم فعلی مشکلی ندارد ” ، اما در واقع ادامه این روند هزینه های پنهانی به همراه خواهد داشت که در بلندمدت فشار زیادی بر منابع مالی و انسانی یک کسب و کار کوچک وارد می کند . این هزینه ها را می توان در سه بخش اصلی بررسی کرد :
دزدی از زمان
رفتار هایی مانند ثبت ورود و خروج به جای یکدیگر ( بادی پانچینگ ) ، گرد کردن و ثبت تقریبی ساعات کاری ، شروع دیرهنگام و عدم ثبت دقیق آن در بلندمدت به اتلاف چشمگیر زمان منجر می شود . به عنوان مثال ، روزانه تنها ده دقیقه اتلاف وقت به ازای هر کارمند ، در پایان سال معادل 43 ساعت _ حدودا یک هفته کاری کامل _ هزینه در پی خواهد داشت .
ریسک های قانونی و عدم رعایت مقررات
عدم رعایت زمان های استراحت ، اضافه کاری غیرضروری یا ثبت نامنظم سوابق می تواند به تحمیل هزینه های مالی ، پرداخت های معوق و سایر مسائل حقوقی منجر شود . گاهی حتی یک خطای سهوی نیز برای کسب و کار های کوچک هزینه ای سنگین و چه بسا جبران ناپذیر به دنبال دارد .
کاهش اعتماد و بی انگیزگی پرسنل
خطا در محاسبه حقوق و دستمزد بیش از هر عامل دیگری موجب تضعیف اعتماد کارکنان می شود . تردید کارکنان در دقت محاسبه حقوق و دستمزدشان می تواند به بی اعتمادی آن ها نسبت به سایر جنبه های سازمان منجر شود و نهایتا ، بی انگیزگی و افزایش ترک شغل را در پی داشته باشد .
