حضور و غیاب در کسب و کار های کوچک
در کسب و کار های کوچک ، هر دقیقه با ارزش و مهم است . چه صاحب یک بوتیک باشید ، چه یک آژانس بازاریابی محلی و چه یک کارگاه تولیدی خانوادگی ، پیگیری و ثبت زمان ورود و خروج ، حضور به موقع و میزان کار افرادتان بر حقوق و دستمزد ، بهره وری ، رعایت قانون کار و مهم تر از همه ، فرهنگ سازمانی تاثیر می گذارد . با این وجود ، هنوز کسب و کار های کوچکی هستند که حضور و غیاب کارکنان خود را با روش های قدیمی مانند استفاده از کارت ساعت زنی ، صفحات اکسل و دفتر حضور و غیاب مدیریت می کنند .
با آن که این روش های سنتی در ابتدا جوابگوی نیاز کسب و کار هاست ، اما با رشد و توسعه شرکت ، این روش ها کارآمدی خود را از دست داده ، پر خطا و زمان بر می شوند . در این نوشتار ، توضیح می دهیم که چرا مدیریت هوشمند رفت و آمد پرسنل در کسب و کار های کوچک اهمیت دارد و راهکار های مدرن مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی چه امکاناتی ارائه می دهند . اگر می خواهید دیگر شاهد بروز خطا در محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد نباشید ، اصل انصاف را رعایت کرده و زمان بیشتری را در اختیار مدیران قرار دهید ، ادامه مطالب را از دست ندهید .
اهمیت مدیریت حضور و غیاب در کسب و کار های کوچک
کسب و کار های کوچک با محدودیت های خاصی روبه رو هستند ؛ از جمله بودجه های محدود ، تیم های کوچک منابع انسانی ( گاهی تنها یک نفر ) و نیاز مبرم به چابکی . با این حال ، این کسب و کار ها درست مانند شرکت ها و سازمان های بزرگ تر با مشکلات یکسانی در رابطه با حضور و غیاب مواجه اند ؛ مشکلاتی از قبیل پرداخت حقوق اضافه بر سازمان ، بادی پانچینگ ( ساعت زنی حضور و غیاب به جای یکدیگر ) ، خطا و اشتباه در محاسبه اضافه کاری و پیامد های حقوقی ناشی از ثبت نادرست مرخصی و ساعات کار .
مدیریت صحیح حضور و غیاب :
- اشتباهات مربوط به محاسبه حقوق و دستمزد و نیز حجم کار های اداری مانند ورود دستی داده ها را کاهش می دهد .
- موجب اعتماد و شفافیت روابط پرسنل و مدیریت می گردد .
- به سنجش بهره وری و تصمیم گیری بهتر در زمینه نیروی انسانی کمک می کند .
- از قانون کار و سیاست های مربوط به ساعات کار و اضافه کاری پشتیبانی می کند .
- امکان اجرای مدل های کاری منعطف و تغییرپذیر ( پاره وقت ، دور کاری و سایر برنامه ها ) را بدون هیچ گونه بی نظمی فراهم می کند.
راهکار های هوشمند مدیریت حضور و غیاب نیروی کار ، پیگیری زمان را از یک کار پیش پا افتاده و روتین ، به منبعی ارزشمند از داده های قابل اجرا و کاربردی تبدیل کرده اند .
منظور از سیستم حضور و غیاب هوشمند چیست ؟
یک سیستم حضور و غیاب “هوشمند” ، فراتر از یک دستگاه ساعت زنی الکترونیکی عمل می کند ؛ سیستمی که ترکیبی از اتوماسیون ، دقت ، دسترسی آسان و تحلیل های کاربردی را ارائه می دهد . از جمله ویژگی های اصلی این سیستم ها عبارت اند از :
- ثبت خودکار زمان : ساعت زنی ورود و خروج از طریق اپلیکیشن موبایل ، پرتال های وب ،کیوسک ها یا تجهیزات بیومتریکی
- تایید هویت : استفاده از روش هایی جهت جلوگیری از بادی پانچینگ یا همان ساعت زنی دوستانه ، مانند تشخیص چهره ، اسکن بیومتریک ، تایید موقعیت جغرافیایی از طریق جی پی اس
- هماهنگی با ابزار های برنامه ریزی : همگام سازی داده های حضور و غیاب با شیفت های کاری برای تشخیص ورود زود هنگام ، تاخیر و غیبت
- گزارش دهی لحظه ای برای حقوق و دستمزد : خروجی و داده های هماهنگی که مستقیما به نرم افزار محاسبه حقوق و دستمزد ارسال می شوند تا نیاز به تطبیق دستی به حداقل برسد .
- مدیریت مرخصی و موارد استثنا : فرایند های ویژه جهت ثبت درخواست و موافقت با مرخصی و نیز مدیریت موارد استثنا و امکان انجام اصلاحات
- هشدار ها و قوانین : ارسال هشدار هایی به هنگام رسیدن به آستانه اضافه کاری ، ثبت نشدن ورود و خروج یا موارد غیر قانونی
- قیمت گذاری بر مبنای بزرگی کسب و کار و رابط کاربری ساده : برخورداری از رابط هایی که پرسنل عادی نیز بتوانند مانند تیم مدیریت منابع انسانی ، بدون نیاز به آموزش خاصی از سیستم استفاده کنند . امکان قیمت گذاری متناسب با بودجه ی کسب و کار های کوچک .
یک نرم افزار حضور و غیاب مناسب بایستی در عین سادگی ؛ کارایی مطلوبی داشته باشد . کسب و کار ها و تیم های کاری کوچک معمولا علاقه ای به استفاده از سیستم های پیچیده و سازمانی که نیازمند مشاوره و آموزش های سنگین هستند ، ندارند .
انتخاب سیستم حضور و غیاب مناسب
انتخاب یک راهکار مناسب ، یعنی در اولویت قرار دادن قابلیت هایی که با نیاز های کسب و کار شما همخوانی دارد . مهم ترین این قابلیت ها عبارت اند از :
- روش های ثبت ورود و خروج متنوع : پرسنل بایستی بتوانند از طریق تلفن همراه ، کیوسک تبلتی ، مرورگر شبکه و پایانه های فیزیکی تعبیه شده در محل کار ، ورود و خروج خود را ثبت کنند . همچنین ، نقش های مختلف نیاز به دسترسی های متفاوت دارند . به عنوان مثال ، ممکن است راننده تحویل کار ترجیح دهد شروع و پایان کار خود را از طریق موبایل ثبت کند ، در حالی که کارگر خط تولید بخواهد از کیوسک استفاده کند .
- محدوده جغرافیایی و تایید جی پی اس : چنانچه پرسنل دور کار یا در ماموریت دارید ، این قابلیتی ضروری است . قابلیت ژئوفنسینگ این اطمینان را می دهد که ثبت ورود و خروج در یک محدوده مجاز انجام می شود و بدین صورت ، احتمال تقلب کاهش می یابد .
- برنامه ریزی و مدیریت شیفت : سیستم حضور و غیاب انتخابی بایستی دارای قابلیت ایجاد و تخصیص شیفت ها باشد ، امکان جا به جایی یا گرفتن شیفت ها توسط پرسنل با تایید مدیریت را فراهم نموده و میزان پرداختی اضافه برای شیفت های شبانه و روز های تعطیل را به طور خودکار محاسبه کند .
- داشبورد های لحظه ای : مدیران بایستی بتوانند بدون نیاز به جستجو در صفحات اکسل ، به راحتی و هر زمان که بخواهند ، ببینند که چه کسانی وارد شده اند ، نیاز های شیفت های پیش رو کدام است و آیا احتیاجی به اضافه کاری هست یا خیر .
