افزایش بازدهی کارکنان
توصیه های مرتبط با افزایش بهره وری در کسب و کار های کوچک ، غالبا حالتی تکراری و محتوایی مشابه دارند ؛ از جمله بهبود در برقراری ارتباط ، تعیین اهداف ، خودکار سازی فرایند های تکراری و غیره . با این وجود ، دستاورد های واقعی ندرتا از بازتولید همان دستورالعمل های رایج سازمانی به دست می آیند .
در واقع ، کارآمد ترین تیم های کسب و کار های کوچک ، مزیت رقابتی خود را اغلب از طریق تجربیات جدید ، اصلاحات ظریف در محیط کار و راهبرد های رفتاری هوشمندانه به دست می آورند که مقالات کمی به آن ها پرداخته اند . در این نوشتار ، به مجموعه ای از رویکرد های متفاوت و در عین حال پربازده اشاره می کنیم که می توانید از آن ها در تیم خود بهره بگیرید . ایده هایی که با هدف کمک به مدیران جهت استفاده حداکثری از منابع محدود ، بی آن که نیروی انسانی متحمل فشاری بیش از حد شوند ، طراحی شده اند . ادامه مطالب را از دست ندهید .
کاهش ساعات کاری و افزایش بهره وری
در نگاه اول ممکن است عجیب به نظر برسد : کاهش ساعات کاری و در عین حال انتظار انجام کار بیشینه داشتن ؟ در واقع ، کسب و کار های کوچکی در سوئد و ژاپن به طور آزمایشی ساعات کاری روزانه را کاهش داده اند ( مانند شیفت های شش ساعته ) و دریافته اند که بازدهی به ازای هر ساعت افزایش می یابد . چرا ؟ به دلیل آن که فشار و محدودیت زمانی باعث می شود تا تیم ها از انجام فعالیت های غیر ضروری صرف نظر کنند ، به طور عمیق بر روی وظایف اصلی متمرکز شده و انرژی خود را مدیریت کنند .
نحوه اجرا : یک برنامه کاری فشرده دو تا سه ماهه را به صورت آزمایشی اجرا کنید . سپس ، میزان خروجی و بازدهی را اندازه گیری کنید ، نه تعداد ساعات کاری را و آن را با سطح معیار و پایه مقایسه نمایید . هدف از این کار ، کاهش دائمی ساعات کاری نیست ، بلکه یافتن نقطه بیشینه بهره وری می باشد .
جا به جایی نقش های دیدگاهی
گاها تیم های کوچک گرفتار الگوهای ذهنی ثابت می شوند . برای شکستن این چرخه ، توصیه می شود هر هفته نقش های دیدگاهی را به صورت چرخشی به اعضای تیم بسپارید . این راهکار به حفظ پویایی در فرایند حل مسئله و جلوگیری از ایجاد نقاط کور ذهنی کمک می کند . به عنوان مثال :
- یک عضو تیم نقش ” مدافع مشتری” را می پذیرد و تمامی نیاز ها و ایده ها را از منظر خریدار مورد پرسش و بررسی قرار می دهد .
- عضو دیگر ، ” نگهبان هزینه ” می شود و مخارج غیر ضروری را شناسایی و حذف می کند .
- عضو سوم ، نقش ” ساده ساز فرایند ” را عهده دار شده و پیچیدگی های احتمالی را شناسایی و فرایند ها را ساده سازی می کند .
چرخش مستمر این نقش ها ، منجر به تنوع نگرش ها ، افزایش خلاقیت در حل مسئله و ارتقای کیفیت تصمیم گیری های تیمی می شود .
تبدیل ” کنترل تردد ” به ابزاری برای سنجش بهره وری فردی
سیستم های حضور و غیاب معمولا به عنوان ابزار های نظارتی مورد استفاده قرار می گیرند ، اما در صورت بازتعریف نقششان ، می توانند کارکردی به مراتب فراتر از نظارت صرف داشته باشند و به مثابه داشبورد های بینش فردی عمل کنند . به جای پیگیری ساعت زنی ورود و خروج ، می توان گزارش های هفتگی مخصوصی را در اختیار کارکنان قرار داد ؛ گزارش هایی که نشانگر موارد زیر باشند :
- بیشترین ساعات کاری و عملکرد مطلوبشان چه زمانی بوده است ؟
- میانگین زمان تمرکز بدون وقفه چقدر بوده است ؟
- در کدام روزها افت انرژی و افزایش اضافه کاری داشته اند ؟
این رویکرد ، فرایند ثبت زمان کاری را از یک ابزار نظارتی صرف ، به ابزاری برای رشد فردی تبدیل می کند . کارکنان با مشاهده و تحلیل الگو های کاری به دست آمده از نرم افزار حضور و غیاب ، به طور طبیعی به اصلاح رفتار های شخصی خود می پردازند . از آن سو ، مدیران نیز همزمان به داده های دقیق و قابل اعتماد برای برنامه ریزی و مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی دسترسی خواهند داشت .
مدیریت انرژی ، نه صرفا زمان
مدیریت سنتی زمان بر این فرض استوار است که تمامی ساعات روز ، ارزش بهره وری یکسانی دارند . حال آن که در واقع چنین نیست . سطح انرژی افراد در طول روز به صورت چرخه ای تغییر می کند . از این رو ، پیشنهاد می شود که کارکنان ” منحنی انرژی ” شخصی خود را طی یک هفته ترسیم کنند ؛ به این صورت که در بازه های دو ساعته ، میزان تمرکز و بهره وری خود را ارزیابی و ثبت نمایند . سپس ، می توان وظایف کاری را متناسب با این الگو های انرژی به نحو موثر تری تخصیص داد .
بهتر است کار های خلاقانه و راهبردی در زمان های اوج انرژی انجام شوند . وظایف تکراری و اداری را می توان در دوره های افت انرژی نیز انجام داد . با این تغییر ساده در مدیریت فعالیت ها می توان کیفیت خروجی های مهم را بدون نیاز به افزایش ساعات کاری به میزان قابل توجهی ارتقا داد .
برگزاری ” نمایشگاه شکست “
اغلب شکست ها و ناکامی ها ، هرچند به نتیجه مطلوب نینجامند ، می توانند منبعی ارزشمند از تجربه و آگاهی باشند . از این رو ، خالی از لطف نیست که به صورت ماهانه جلساتی کوتاه و دوستانه با عنوان ” نمایشگاه شکست ” برگزار کنید . در این نشست ها ، هر یک از اعضای تیم کاری می توانند تجربه و شکست های کاری خود را بیان کرده و بگویند چه درس ها و بینش هایی از آن ها به دست آورده اند .
این رویکرد ، ضمن عادی سازی ریسک پذیری هوشمندانه ، فرایند یادگیری سازمانی را سرعت می بخشد . در کسب و کار های کوچک که منابع محدود است ، یادگیری سریع از خطا ها اغلب ارزشمند تر و موثر تر از تلاش برای اجتناب کامل از آن هاست .
طراحی مجدد بخش هایی از محیط کار
ایجاد تحول در محیط کار ، لزوما همراه با صرف هزینه های زیاد و ایجاد تغییرات گسترده نیست ، بلکه گاهی تغییرات کوچک و هدفمند می توانند تاثیرات قابل ملاحظه ای بر رفتار و عملکرد کارکنان داشته باشند . نمونه هایی از این تغییرات عبارت اند از :
- کاهش میزان صدا در ساعات مختص تمرکز
- ایجاد فضای مناسب برای همکاری و تبادل نظر
- طراحی بخش هایی برای گفتگو های عمیق و مهم ، بدون قرار دادن لپ تاپ و تجهیزات الکترونیکی
پژوهش ها نشان می دهند که انسان ها به نشانه های محیطی قویا واکنش نشان می دهند . از این رو ، انجام اصلاحات جزئی در فضای کاری می تواند بهبود چشمگیری در میزان توجه ، تمرکز و خلاقیت کارکنان به همراه داشته باشد .
تعیین بازه های زمانی برای تصمیم گیری
رها کردن تصمیم ها در حالت تعلیق می تواند باعث کندی جریان کار و به تبع آن ، کاهش بهره وری شود . از این رو ، توصیه می شود برای هر نوع تصمیم گیری ، بازه زمانی مشخصی تعیین شود . به عنوان مثال ، 48 ساعت برای تصمیم های عملیاتی و 7 روز برای تصمیم های راهبردی
چنانچه طی این بازه زمانی اقدام یا انتخابی صورت نگیرد ، گزینه از پیش تعیین شده به طور خودکار اجرا خواهد شد . این روش علاوه بر حفظ شتاب و پویایی در انجام فرایند های کاری ، مانع از تعلیق تصمیم شده و از هدررفت انرژی ذهنی و کاهش تمرکز کارکنان جلوگیری می کند .
