نرم افزار حضور و غیاب چگونه باعث صرفه جویی مالی می شود ؟
در عصر رقابت های تنگاتنگ و بی رحمانه امروزی ، کسب و کار ها بایستی بسیار مراقب هرگونه ناکارآمدی در فعالیت های خود باشند . پیگیری رفت و آمد و مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی ، اغلب به عنوان یکی از فعالیت های پیش پا افتاده اداری تلقی می شود تا یک ضرورت استراتژیک .
با این حال ، نرم افزار های حضور و غیاب مدرن از طرق غیر منتظره ای منجر به صرفه جویی و کاهش هزینه های سازمانی شده اند . در نوشتار پیش رو ، قصد داریم تا نرم افزار های حضور و غیاب کارآمد را از زوایای جدیدی مورد بررسی قرار دهیم و ببینیم چطور این نرم افزار ها به یک عامل قدرتمند در بهینه سازی مالی کسب و کار ها تبدیل شده اند . با ما همراه شوید .
از کارت پانج تا تحلیل های پیش بینی کننده
- قدرت الگو های تاریخی
در روش های سنتی پیگیری زمان ، داده های خام ثبت می شوند . به عنوان مثال : ” آقای کریمی در ساعت 8:03 صبح وارد شد ” . نرم افزار های حضور و غیاب ، این اطلاعات را به مجموعه داده هایی با دقت میلی ثانیه ای تبدیل می کنند . سپس ، با انجام تجزیه و تحلیل ، الگو های تکرار شونده را شناسایی می کنند . با شناسایی روند های فصلی _ به عنوان مثال ، افزایش 15 درصدی تاخیر در ورود در هر دوشنبه _ مدیران می توانند به طور پیشگیرانه شیفت ها را تنظیم کرده یا آموزش های هدفمند را ارائه دهند تا بدین شکل ، از غیبت های برنامه ریزی نشده و هزینه های اضافه کاری برای جبران غیبت ها جلوگیری گردد .
- برآورد تقاضا با استفاده از داده های حضور و غیاب
سیستم های حضور و غیاب پیشرفته علاوه بر ردیابی و نمایش اطلاعات مربوط به حضور افراد ، با داده های فروش ، تولید و تردد مشتریان نیز یکپارچه و هماهنگ می شوند . به عنوان مثال ، چنانچه یک فروشگاه زنجیره ای در تیرماه گذشته با افزایش 20 درصدی رفت و آمد در آخر هفته ها مواجه شده باشد ، الگوریتم های پیش بینی کننده ، افزایش نیروی کار را به صورت پیش دستانه برای تابستان سال آینده پیشنهاد خواهند داد تا بدین ترتیب ، از اضافه کاری های دقیقه نودی و ضرر های مالی به علت کمبود نیرو در زمان های شلوغ جلوگیری شود .
یکپارچه سازی حضور و غیاب با کنترل های گسترده تر هزینه ها
- یکپارچگی با مدیریت هزینه
داده های حضور و غیاب می توانند مستقیما وارد فرایند تایید هزینه ها شوند . به عنوان مثال ، اگر کارمندی پیش از رفتن به جلسه با مشتری در خارج از شرکت ، ساعت خروج خود را ثبت کند ، سیستم حضور و غیاب می تواند درخواست هزینه سفر یا ماموریت روزانه را نامعتبر تشخیص دهد . این بررسی های خودکار و دقیق ، 5 تا 7 درصد از بازپرداخت های بی جا را حذف کرده و موجب صرفه جویی مبالغ هنگفتی به طور سالیانه می شود .
- مصرف انرژی و مدیریت تاسیسات
از طریق هماهنگی داده های به دست آمده از نرم افزار حضور و غیاب با سیستم های ساختمانی مانند تهویه مطبوع ، روشنایی و حفاظت ، می توان اطمینان یافت که انرژی تنها در موارد مورد نیاز مصرف می شود . هنگامی که آخرین کارمند طبق برنامه محل کار را ترک می کند ، ترموستات ها و لامپ های هوشمند به طور خودکار در حالت صرفه جویی در مصرف انرژی قرار می گیرند . سازمان ها با استفاده از این کنترل های مبتنی بر حضور افراد در محل ، شاهد کاهش 10 تا 15 درصدی هزینه های انرژی خود بوده اند .
زمان بندی پویا و قابل تغییر و نیروی کار آماده به هنگام نیاز
- بهینه سازی خودکار شیفت ها
به جای دنبال کردن برنامه کاری ثابت ( مثلا 9 صبح تا 5 عصر ) ، نرم افزار های حضور و غیاب مجهز به ماژول های هوش مصنوعی ، می توانند شیفت ها را به گونه ای بهینه سازی کنند که تعداد پرسنل دقیقا هماهنگ با نیاز های واقعی و لحظه ای شرکت باشد ؛ مانند پیش بینی وضعیت هوا ، روند های شبکه های اجتماعی و تقویم رویداد ها .
به عنوان مثال ، یک کافه می تواند بر اساس برآورد سیستم های کنترل تردد ، در روز هایی که کنفرانس در نزدیکی محل برگزار می شود یا تعداد مشتریان افزایش می یابد ، تعداد بیشتری باریستا را به کار گیرد . در نتیجه ، از به کارگیری نیروی مازاد در زمان های رکود جلوگیری می شود .
- مدیریت نیروی آماده به کار
کسب و کار ها می توانند با در دست داشتن فهرستی از کارکنان پاره وقت و آماده به کار که از قبل تایید صلاحیت شده اند ، خلا های دقیقه نودی را بدون نیاز به استخدام نیروی موقت از شرکت های واسطه پر کنند . نرم افزار حضور و غیاب با ارسال هشدار هایی به صورت خودکار به نیرو های آماده ، روند جایگزینی را تسهیل نموده و موجب کاهش 30 درصدی وابستگی به شرکت های گرانقیمت تامین نیروی کار می شوند .
رویکرد های پایدار و صرفه جویی های سبز در هزینه ها
- کاهش ضایعات کاغذ و چاپ
سیستم های حضور و غیاب اتوماتیک ، موجب صرفه جویی و عدم نیاز به استفاده از کاغذ و جوهر در فرآیند ثبت ورود و خروج افراد شده اند. برای یک شرکت با 200 نفر پرسنل ، استفاده از یک سیستم حضور و غیاب دیجیتالی موجب صرفه جویی بالغ بر 2500 دلار در هزینه های لوازم اداری و دفع پسماند در سال می گردد .
- پشتیبانی از مدل های ترکیبی و دور کاری
کسب و کار ها می توانند با موقعیت یابی دقیق و تعیین محدوده جغرافیایی ( ژئوفنسینگ ) توسط نرم افزار حضور و غیاب ، سیاست های مربوط به دور کاری یا شرایط کاری متغیر را به نحو بهینه تری مدیریت کرده و صرفا ساعات کاری مفید را ردیابی و ثبت کنند .
