در فضای پرتحول و پویای اقتصادی ایران ، جایی که کسب‌وکار ها با چالش های پیچیده ای نظیر افزایش شهرنشینی ، نیروی کار جوان و تحریم‌های بین‌المللی دست و پنجه نرم می‌کنند ، افزایش بهره‌وری دیگر یک هدف انتخابی نیست ، بلکه ضرورتی حیاتی برای بقا و توسعه سازمان ها محسوب می‌شود .
در این میان ، ابزار های نوین دیجیتالی نقش تعیین‌کننده‌ای در بهبود عملکرد سازمان‌ها ایفا می‌کنند . نرم افزار حضور و غیاب مبتنی بر فضای ابری نمونه‌ای برجسته از این فناوری‌ها هستند که با حذف فرایند های سنتی و زمان‌بر ثبت دستی ، موجب تسهیل و تسریع مدیریت نیروی انسانی شده اند .
این نرم‌افزار ها ، که بر روی سرور های راه دور و از طریق اینترنت قابل دسترسی‌اند ، امکان ثبت ورود و خروج کارکنان به صورت خودکار ، پایش دقیق بهره‌وری و یکپارچه‌سازی هوشمند با سیستم‌های حقوق و دستمزد را فراهم نموده اند . این فناوری در همه جا – از استارتاپ های نوپا در اصفهان گرفته تا شرکت های بزرگ صنعتی در مشهد – در حال بازتعریف استاندارد های حضور و مدیریت منابع انسانی است .
با توجه به روند رو به رشد دیجیتالی شدن کسب‌وکار ها در دوران پساکرونا ، استفاده از اتوماسیون حضور و غیاب ابری نه تنها منجر به بهبود عملکرد و کاهش هزینه ها می‌شود ، بلکه موجب چابکی و پاسخگویی بیشتر نیروی کار می گردد .
اما پرسش این است که چه ویژگی‌هایی این فناوری را در بستر اقتصادی و فرهنگی خاص ایران به ابزاری تحول‌آفرین تبدیل کرده است ؟ در ادامه به بررسی این نکات خواهیم پرداخت .
تاثیر نرم افزار حضور و غیاب ابری در شرکت شما
نرم افزار حضور و غیاب ابری ، نسل نوینی از سامانه های مدیریت منابع انسانی است که با تکیه بر فناوری های تحت وب ، جایگزین روش‌های سنتی مانند کارت‌های پانچ ، دستگاه‌های بیومتریک یا سیستم‌های مبتنی بر سخت‌افزار های پرهزینه شده است . این سامانه ها ، با ارائه بستری دیجیتال ، انعطاف‌پذیر و مقیاس‌پذیر ، امکان ثبت ورود و خروج کارکنان را از طریق اپلیکیشن‌های موبایل ، موقعیت‌یابی جغرافیایی ( GPS ) یا فناوری تشخیص چهره فراهم می‌سازند . مدیران نیز با استفاده از داشبورد های تحلیلی ، می‌توانند به‌صورت لحظه‌ای بر وضعیت نیروی انسانی نظارت داشته باشند .
برخلاف سامانه های درون‌سازمانی که نیازمند سرمایه‌گذاری های اولیه و زیرساخت های سخت افزاری گسترده اند ، نرم‌افزار های ابری بر پایه مدل اشتراکی ارائه می‌شوند و داده ها را به‌صورت ایمن در سرور های ابری ذخیره می‌کنند . این موضوع ، نه‌تنها هزینه های نگهداری و به‌روزرسانی سیستم را کاهش می‌دهد ، بلکه دسترسی از راه دور و مدیریت متمرکز را نیز تسهیل می‌کند .
در ایران ، با وجود محدودیت‌های بین‌المللی ، صنعت فناوری اطلاعات رشد قابل توجهی داشته است . شرکت هایی مانند شرکت مهندسی کسرا توانسته‌اند با طراحی و توسعه سامانه های حضور و غیاب بومی ، قابلیت‌های ابری را با نیازهای خاص بازار داخلی تلفیق کنند . این سیستم‌ها با بهره‌گیری از فناوری‌هایی نظیر تشخیص چهره، ارتباط میدان نزدیک ( NFC ) و تحلیل داده های مبتنی بر هوش مصنوعی ، تنها به ثبت زمان ورود و خروج محدود نمی‌شوند ؛ بلکه تحلیل هایی دقیق از الگو های غیبت ، اضافه‌کاری ، و بهره‌وری کارکنان نیز ارائه می‌دهند . چنین قابلیت هایی ، به‌ویژه در صنایع فعالی مانند تولید ، خدمات و خرده‌فروشی ، نقش مهمی در کاهش خطا و تقلب ایفا می‌کنند .
پژوهش های دانشگاهی نشان داده‌اند که پیاده سازی این سامانه ها بر پایه معماری سرویس‌گرا ، باعث افزایش انسجام ، قابلیت اطمینان و تطبیق‌پذیری در محیط های سازمانی متنوع می‌شود .
گذار به سمت سیستم های ابری ، در راستای برنامه تحول دیجیتال کشور و توسعه زیرساخت های ملی از جمله شبکه ملی اطلاعات صورت می‌گیرد . این روند ، برای کسب و کار هایی که با نوسانات اقتصادی مواجه هستند ، مزیتی کلیدی به شمار می‌آید ؛ چرا که امکان بهره‌برداری از فناوری های نوین را بدون نیاز به سرمایه‌گذاری اولیه کلان فراهم می‌سازد و در عین حال ، قابلیت توسعه و ارتقاء سیستم را در آینده تضمین می‌کند .
مزایای چندجانبه نرم افزار های حضور و غیاب ابری برای محیط‌های کاری ایران
نرم‌افزارهای حضور و غیاب ابری، با توانایی منحصر به فرد خود در رفع چالش‌های خاص کسب‌وکارهای ایرانی، نقش انکار ناپذیری در بهبود عملکرد سازمان‌ها ایفا نموده اند . نخستین و بارزترین مزیت این فناوری، افزایش بهره‌وری است. ثبت دستی حضور و غیاب، علاوه بر احتمال خطا، فرایندی زمان‌بر است که معمولاً به اختلافات در محاسبه حقوق و دستمزد منجر شده و اعتبار سازمان را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
سیستم‌های ابری با خودکارسازی این فرایندها، بار اداری را تا ۵۰ درصد کاهش داده و صحت اطلاعات را به صورت لحظه‌ای تضمین می‌کنند. این ویژگی در شرایطی که قانون کار ایران ، ثبت دقیق ساعات کاری را برای محاسبه حق بیمه تامین اجتماعی الزامی نموده ، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و از جریمه‌های سنگین وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی جلوگیری می‌نماید.
صرفه‌جویی در هزینه‌ها از دیگر مزیت های قابل توجه این فناوری است. سیستم‌های قدیمی نیازمند نگهداری و پشتیبانی پیوسته فناوری اطلاعات هستند که برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط که بیش از ۹۰ درصد اقتصاد کشور را تشکیل می‌دهند، بار مالی سنگینی به همراه دارد. راهکارهای ابری با ارائه مدل پرداخت بر اساس میزان استفاده ، هزینه‌ها را به شکل چشمگیری کاهش داده و امکان توسعه‌پذیری سیستم‌ها را فراهم می‌سازند. پژوهشی درباره استفاده از سیستم های حضور و غیاب ابری در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط ایران نشان می‌دهد که حمایت مدیران ارشد نقش کلیدی در پذیرش این فناوری دارد و موجب تاثیرات مثبت و قابل توجهی در کاهش هزینه ها و افزایش انعطاف‌پذیری می‌شود.
علاوه بر این، در عصر جدید که دورکاری و کار ترکیبی به واسطه شیوع ویروس کرونا و حضور جمعیت جوان و فناوری‌دوست ایران مورد استقبال گسترده قرار گرفته است ، سیستم های کنترل تردد ابری امکان نظارت و مدیریت بی‌وقفه و از راه دور را فراهم نموده اند . با توجه به اینکه بیش از ۶۰ درصد جمعیت ایران زیر ۳۰ سال بوده و نرخ نفوذ اینترنت در مناطق شهری به حدود ۸۰ درصد رسیده است ، ابزار های مبتنی بر فضای ابری که دسترسی موبایلی را تسهیل می‌کنند، امکان ثبت حضور از محل کار یا منزل را به کارکنان می‌دهند.
این ویژگی برای صنایعی مانند ساختمان‌سازی و کشاورزی که فعالیت‌های میدانی در آن‌ها رایج است ، اهمیت ویژه‌ای دارد . همچنین ، ادغام این نرم‌افزارها با ماژول‌های منابع انسانی برای تحلیل عملکرد کارکنان، به مدیران این امکان را می دهد تا الگوهای بهره‌وری را شناسایی کرده و تصمیمات مبتنی بر داده را جهت ارتقای مشارکت و انگیزش کارکنان اتخاذ نمایند.
از سوی دیگر، امنیت داده‌ها و دسترسی آسان، عامل دیگری است که جذابیت این فناوری را افزایش می‌دهد. ارائه‌دهندگان خدمات ابری با استفاده از فناوری‌های رمزنگاری و پشتیبان‌گیری، نگرانی‌های مرتبط با تهدیدات سایبری در منطقه را به طور مؤثری کاهش داده‌اند. مطالعه‌ای تجربی در حوزه بانکی ایران نشان داده است که دو مولفه امنیت و سازگاری ، نقش تعیین‌کننده‌ای در پذیرش سیستم های ابری داشته و به بهینه‌سازی فرایندهای عملیاتی منجر شده‌اند. برای تیم‌های منابع انسانی، این به معنای دسترسی متمرکز و ایمن به اطلاعات کارکنان از مراحل جذب تا مدیریت مرخصی به صورت ۲۴ ساعته و بدون مخاطرات مرتبط با مدارک فیزیکی است.
در منطقه خاورمیانه از جمله ایران ، ترکیب فناوری‌های بیومتریک با سیستم‌های ابری موجب افزایش بهره‌وری شده است؛ چرا که زمان پردازش حقوق و دستمزد کاهش یافته و مداخلات دستی به حداقل رسیده‌اند. شرکت‌هایی که این سیستم‌ها را به کار گرفته‌اند، گزارش داده‌اند که رضایت کارکنان افزایش یافته است؛ زیرا پرتال‌های سلف‌سرویس به کارکنان امکان مشاهده سوابق، درخواست مرخصی و دریافت هشدارهای مرتبط را می‌دهند که ضمن کاهش پرسش‌های منابع انسانی، حس خودمختاری و مسئولیت‌پذیری را در کارکنان تقویت می‌کند.
